새벽1시, 오늘도 택시 퇴근이다. (퇴근보다는 배송이라는 말이 더 적합할 것 같다) 출근할때부터 정신없이 달렸는데도 아직도 일이 남았다. 하지만 그렇다고 내일의 체력을 끌어 오늘에 몰빵하기에는 내일 할 일도 만만치 않기 때문에 일단 퇴각. 왜 항상 일은 넘치고 시간은 부족할까? 체력을 갈아서 땜빵하는 매일… 언제까지 이렇게 살아야하나.
사회초년생때는 열심히 해도/안해도 항상 시간 부족에 시달린다. 심지어 좀 여유있게 일하고 싶어서 주말에 미리 일을 해두면, 꼭 그 날 갑자기 다른 일이 생겨서 시간이 부족해진다. 나만 시간관리가 고민인 건 아닌것 같기는한데… 답답하긴 매한가지.
그렇다면 어떻게 시간관리를 잘 할 수 있을까? 매일 시간에 쫒기며 데드라인 초치기를 하던 내가 짬이 차고 털리면서, 배우게 된 시간관리 방법을 소개한다.
주니어가 시간관리 전 기억할점
사회초년생과 중간관리자, 관리자의 시간 관리법은 분명 다르다.
1.시간을 내가 컨트롤 할 수는 없다
어느 정도는 시간관리에 대해서 마음을 놓으라는 얘기다. 큰 결심을 할 수록, 타이트하게 스케쥴링을 할 수록, 계획이 틀어지면 스트레스를 받게되니까. ‘나를 방해하는 나와 타인의 영향을 조금 줄여본다’’ 정도로 생각하는 것이 좋겠다.
시간을 관리한다고 하면 통상 ‘내가 시간을 통제하고 지배한다’라고 생각하지만, 애초에 직장에서는 그럴 수가 없다. 학교 다닐때야 과외 그만두고 친구 덜만나고, 치트키로 연애와 동아리를 관두면 생기는게 시간이지만, 사회초년생은 업무 선택도 힘들고 무엇보다 업무 예측이 힘들다.
2. 80대 노인이라 생각하고 일하자
얼마 전 읽었던 인생은 80세 노인처럼 살아야 합니다에 감동받아 그대로 제목을 차용했다.
내 얘기를 좀 하려고 한다. 나는 기본 일을 크게 벌리는데다 어처구니 없는 완벽주의도 있었고 심지어 체력도 좋았기 때문에, 늘 있는 체력과 시간을 모두 써서 일을 마무리했다. 미술을 전공해 학부시절 완성도를 높이기 위한 야간작업이 많았던 것도 이런 업무 패턴에 영향을 끼쳤다.
결론적으로 업무 방식은 당시에는 나쁘지 않았다. 결과도 좋았고, 초기 업무 매몰비용을 더 빨리/많이 투입한다는 점에서 일이 빨리 늘었다. 하지만 문제는 이런 업무 패턴을 계속 유지했다는 거다. 연차가 쌓일수록 일이 늘어나자 나중에는 말 그대로 정말 몸을 갈아넣어서 일하게 됐다.
그래서 주니어라면 꼭 ‘스스로를 체력이 부족한 80대 노인’이라고 생각하고 일하기를 권장하고 싶다. '나는 체력이 얼마 없기 때문에, 1) 지금 꼭 해야 할 일만 골라서 2) 최대한 빠른 시간에 마친다' 모드로 일하자는 것. ‘일단 급하니까 오늘은 달리자. 내일은, 다음주는 어떻게 되겠지…’ 이런식으로 한다면 계속 미래의 체력을 땡겨서 일하고 나중엔 돈벌어서 택시와 병원에 바치게 될 것이다.
‘내 일’을 방해하는 나 막기
야근유발자는 ‘남도 아닌 바로 나의 업무습관’ 일 수 있다. 깜빡 누락한 일이 많아서 야근하면서 메꾸거나, 급한일부터 하다가 항상 퇴근 시에 중요한 일이 남거나, 업무프로세스 체계가 안 잡혀 업무가 엉킨다거나, 온갖 남의 일을 다 도와준다거나, 완벽주의로 일을 미룰 수 있는 선까지 미룬다거나 등등...
그래서 시간관리는 ‘내 일을 방해하는 나’를 저지하는데서 시작하는게 좋다. 타인의 영향이 적고 나만 컨트롤하면 되니까, 달성 시 자신감도 뿜뿜 올라간다. 하지만 그렇다고 쉽게 고칠 수 있는 영역이라 생각하면 오산이다. 경험상 이런 부분은 ‘학창시절부터 인이 박힌 시간관리 습관’이 그대로 투영되는 경우가 많기 때문에….
1. 일을 프로세스 단위로 관리하기
업무를 프로세스/플로우로 관리하면 깜빡 잊은 업무를 처리하느라 생기는 시간소요를 줄일 수 있다.
간단한 예를 들면 프로젝트 견적서를 작성한다고 생각해보자. 프로젝트 진행 시, 통상 ① 견적서 작성 ② 플랜 작성 ③ 실행 ④ 최종 리포트 작성 ⑤인보이스 발송이라는 전체 업무 프로세스를 인지하고, 견적서 작성은 전체의 1/5이고 3/5에 해당하는 업무가 남았음을 인지하고 있어야 한다는 말이다.
왜 프로세스/플로우 단위 업무 관리가 중요한가? 전체 플로우를 생각하지 않고도 할 일 목록의 [6/10(화)까지 견적서 작성] 업무는 완료되겠지만, 이 후 업무는 잊어버리기 십상이다. (우리는 바쁘니까!) 결국 어느 날, 상사가 ‘A씨, 그런데 랩업 리포트는 언제 확인할 수 있어?’라고 하면 ‘(…헉) 내일 드릴게요^_^’라고 하고, 그 날 급하게 다른 업무를 하려던 시간과 체력을 짜내 야근하게 된다.
그래서 처음에 일을 할 때, 업무 프로세스를 아예 외우고, 업무를 진행하면 좋다.
| 최종 목표 확인 → 주요 처리 프로세스 리스트업 → 병행 업무 리스트업→ 완료 예상시간 기입 |
2. 정기 일정/잡무 시간 배정하기
연말정산, 비용처리, 사내의무 교육, 전직원 만족도 조사 등등 사소한 일들이었는데, 데드라인이 다가와 급하게 처리하는 업무들이 있다. 하지 않으면 꼭 ‘우리 부서에서 누구씨만 아직’, ‘어디 부서만 아직 제출 완료되지 않았다’고 리마인더가 오니까 안할 수도 없는 일들.이런 업무들 또한 생산성을 심각하게 잡아먹는다. 일단 시간 내 완료는 해야하니 하던 일을 멈추고 정신없이 그 일을 하게 되니 말이다.
정기업무는 월간, 주간 단위로 시간을 정하고 몰아서 처리하자. 예를 들면 전월 비용처리를 이번달 5일에 진행한다면 매월 3일에 1시간씩 배정한다. 각종 잡무(chore)는 미팅없고 졸린 시간에 30분 정기 일정을 잡아두고 그런 일이 생길때마다 하는 시간을 그 시간으로 배정해 일괄 처리하는 것이다.
참고로 나는 그런 업무가 밀리는게 싫어서 받자마자 ‘5분이면 되겠는데?’하고 바로바로 해치운 적도 있는데, 이 또한 최악이었다. 5분이 걸리긴 커녕… 10분, 15분이 걸리기도 하고, 그 5분 업무하다가 다른데 불려갔다가 돌아와서 다시 급한 업무하다가 해당 업무를 접고 데드라인때 다시하게 되더라.
3. 타임시트 작성하기: 내가 어떻게 시간을 쓰는지 점검
내가 어떻게 시간을 쓰는지 타임시트를 작성해보자! 타임시트란 업무를 처리하는데 들어간 시간을 기록한 업무기록지다. 통상 변호사나 PR회사는 소요된 시간 기반으로 클라이언트별 비용을 청구하기 때문에 증빙차원에서 타임시트를 작성한다.
나는 PR회사에서 15분 단위로 타임시트를 작성했는데, 처음에는 작성 자체가 숨막혔지만 나중에는 타임시트를 활용해 시간관리방법을 개선할 수 있었다. 왜?
① 내가 시간을 사용하는 방식 확인 - 나는 5분이건, 15분이건 항상 데드라인을 넘겼는데, 타임시트를 보고 문제를 깨달았다. 1시간 동안 리포트를 쓴다면 45분을 서치하고 15분에 투입하고 있었다. 그래서 리포트가 지연된 것. 이 후에는 서치를 30분으로 줄이고 30분 동안 내용을 정리하니 데드라인 내에 결과물이 완료되었다.
② 시간(비용) 효율 확인 - 타임시트로 해당 일에 투자하는 시간의 효용성을 확인할 수 있다. 데드라인을 넘기는 이유 중 하나는 남의 일을 잘 도와준 것도 컸다. 일례로 간단한 배너 디자인을 해달래서, 디자인 할 수 있으니까 뭐- 하고 해줬다가 상사에게 엄청 깨졌다. 디자인 후 몇 차례 수정하면서 총 3시간 정도를 썼는데, 이 3시간은 내 직급의 시간당 비용(hourly charge) 기준 총 40만원 정도였다. 외주 비용은 20만원이었는데 말이다. 외주를 맡기는 효율과 내 효율 비교 시, 마이너스였던 셈이다.
| 프로젝트 명 | 업무 종류 | 소요시간 |
|---|---|---|
| OOO 프로젝트 | 플래닝 | 1.25 |
| OXX 프로젝트 | 회의 | 1 |
‘내 일’을 방해하는 남 막기
여기서부터가 진짜 어렵다. 다른 사람이 어떻게 나를 방해하지 않도록 할까?
시간을 박살내서 쓰는 중간관리자 만큼은 아니지만, 내가 사회초년생 막내 때는 정말 집중할 수 있는 환경이 안되서 스트레스를 많이 받았다. 뭣 좀 읽으려고 하면, 기관에서 온 자료 받고 사인해주고, 내방자들 응대, 전화, 미팅, 업무… 자료보다가 어디까지 읽었지?하고 읽은데 읽고 또 읽고….
결과적으로 내가 도출해낸 타인의 방해를 막는 최소한의 방법은 '이 사람은 빨리 해주겠지-', '이 사람은 이 때쯤 이 업무에 답변하겠지'라고 신뢰하게 만드는 것 정도인 것 같다. 그러면 해당 당사자가 최소한 자리에 찾아오거나 전화하거나 독촉해서 업무 흐름을 끊는 일은 적어지니 말이다.
1. GTD 방식으로 일하기
사회초년생일 때 시간관리를 잘 해보겠다고 강연도 듣고 유명한 책도 읽었는데, 이상하게도 나와는 잘 맞지 않았다. 나중에보니 사회초년생은 우선순위에 맞춰 일하기가 쉽지가 않은데, 내가 읽은 책은 대부분 ‘우선순위’를 기준으로 업무를 처리하는 방식이었던 탓이었다.
중요도-긴급도 우선순위 프레임을 사용하면, 해야하는 업무는 자잘하고 급한 업무나/ 중요하고 긴급한 업무가 되는데, 사회초년생의 자투리 시간으로 중요하고 긴급한 업무를 처리는 역부족이니까.
그때 큰 도움을 받은 방식이 바로 2009년 정진호님의 강의에서 알게된 GTD(Getting Things Done)이다. 쉽게 말하면 ‘닥치는대로 업무를 처리한다. 5분내 처리 가능한 업무는 바로 한다-‘는 일처리 방식이다. 나는 GTD를 사용하고 난 뒤로는 업무가 쌓이거나 누락되는 일이 거의 없었다!
① 수집: 업무가 들어오면, 트렐로, 본인 메모통 등 한 곳에 업무를 취합한다.
② 분류: 프로젝트와 할일(단일 업무)로 분류하고 마감일을 기입한다
③ 검토: 내가 해야하는 일인지를 판단한다. 아니라면 타인에게 토스하거나 버린다
④ 실행: 5분내에 할 수 있는 일(남에게 넘기는 것 포함)은 바로 한다
GTD에 대해 더 알고 싶은 분들을 위해 내가 큰 도움을 받았던 정진호님의 강의 슬라이드를 아래 첨부하니, 상세한 내용이 더 궁금하신 분은 살펴보시면 되겠다.
2. 나만의 업무 슬롯 짜기: 15분
시간의 최소 단위를 15분으로 하여 캘린더를 짜고 업무 태스크를 분배/처리하자는 말이다. 이 시간 슬롯은 당연히 꼭 15분일 필요는 없고 회사 환경에 따라 달리하면 된다. 정신없는 회사 기준으로 15분 정도가 좋을 듯하고, 여유가 더 있다면 25분 일하고 5분 쉬는 뽀모도로도 괜찮다. 공학/연구직이신 분은 50분 일하고 10분 쉬는 패턴으로 시간을 운용하시는 것을 본 적도 있다.
정신없는 회사는 왜 15분인지에 대해서는 다음과 같은 이유가 있다.
① 15분이면 길지도 짧지도 않기 때문에 사내 커뮤니케이션 수단인 이메일, 슬랙, 메신저에 응답하기 좋은 텀은 15분~20분 정도라 생각한다. 매번 즉각적으로 답하기에는 내 생산성이 너무 떨어지고, 30분, 1시간 뒤 답변은 응답이 너무 늦다는 타박을 듣기 쉬우니까.
② 누군가가 말/전화를 걸어 잠깐 대화하면 5~10분이기 때문에 누군가가 말을 걸어서 잠깐 얘기한 것 같은데, 실제로 소요된 시간을 보면 통상 5-10분이다. 이런 5~10분의 대화를 하고 ‘아까 뭐하고 있었지?’부터 다시 하던 업무에 복귀하는 걸 고려하면, 최소 시간 단위가 15분이 적합하다고 본다. 25분 일하고 5분 쉬는 뽀모도로도 해봤는데, 이해관계자가 많은 직종/직군일 수록 누군가가 잠깐 말걸거나 방해를 받았을 때 1뽀모가 망가지는 일이 잦아 시스템 유지가 쉽지 않았다.
3. 칸반 방식 메모 활용: 이해관계자별 할 일
다들 이런 적 한번은 있지 않을까? 어려운 클라이언트나 상사에게 뭔가를 물어봤는데, 자꾸 빼먹은 내용이 생각나는 상황.
클라이언트와 전화를 끊었을 때, 상사에게 피드백을 받고 뒤돌아섰을 때
- ‘아차…물어볼 거 더 있었는데…‘하고 한번 더 전화로/가서 물어봤는데,
- 다시 뒤돌았을때 ‘아… 또 하나 빼먹었네….’라며 빼먹은 내용이 생각난 상황
처음에야 ‘아, 한 가지 더 여쭤볼게 있는데요..’로 수습하지만 반복되면 정말 민망, 머쓱해진다.
이럴 때 좋은 방식이 이해관계자별 칸반 메모 이용이다. 트렐로와 같은 툴로 관리할 필요도 없이 바탕화면 스티키 노트 등을 활용하면 된다. 궁금한 점이 생길때마다 메모에 내용을 추가하고, 전화나 보고등 확인 시점에 해당 메모를 참고해 일괄처리하는 것이다. 자잘하게 이해관계자마다의 상세 현황을 챙기고 여기저기 물어본 내용을 취합하는 경우가 많은 주니어에게 특히 유용한 방식이라 생각한다.
4. ⭐️ 핵심은 통으로 된 시간 확보: 일 1~2시간
사실 지금까지의 모든 시간관리 팁은 매주 가장 중요한 업무를 하기 위한 <통으로 된="" 시간확보="">를 위한 것이다. 하루종일 정신없이 바쁘게 일해도 퇴근시간에 여전히 일이 남아있는 이유는 대체로 통으로된 시간을 확보하지 못하기 때문이다.
사회초년생인 트위터 CEO 잭 도시처럼 4~6시간짜리 시간 슬롯을 여럿 확보할 수는 없겠지만, 위의 팁들을 활용하면 최소한 하루에 1~2시간 짜리 슬롯을 운영할 수는 있다.
조각난 시간 속에서 일을 집적거리기만 하면 별 의미없는 낙서만 만들어내기 쉽습니다. 리포트를 쓸 때나 혹은 중요한 프리젠테이션 자료를 만들때를 생각해봅시다. 20분 하다가 다른 일하고, 10분 하다가 다른일을 처리하면 투입한 시간을 합쳐보면 많더라도 아무런 일관성 없는 끄적거림만을 들고서 마감시간에 쫒깁니다. 1시간이면 1시간, 2시간이면 2시간 누구의 방해도 받지 않고 관련자료를 읽어보며 깊게 생각할 수 있는 시간을 확보하는 것이 훨씬 효과적입니다.
5. 회의 몰기+회의록 바로 작성
회의 시간 결정은 대체로 상사에게 맞추니 큰 선택권이 없기는 하나, 미팅 일정을 제안하고 조율하는 역할임을 최대한 활용하면 특정 요일이나 오전/오후 시간대에 일정을 몰 수있다. 이러는 이유는 위에서 설명한 바와 같이 통으로된 시간을 확보하기 위해서다. 주 4일 시간표 짜던 스킬을 발휘해보자!
회의록은 회의시간에 회의록을 다 작성해버리거나(코넬노트 작성법 등의 활용), 클로바노트 등 툴사용, 회의 후 15분 동안 할 일을 정리하면서 회의록 정리까지 마치는 것을 권장한다.
사실 회의록 기록은 회의에서 논의된 내용의 사실관계를 쌍방 확인하고 앞으로 할 일을 명확히 하는 역할의 중요한 일이기 때문에, 빨리 작성하기 위해서는 약간의 스킬이 필요하다. 회의록 작성의 구체적 방법에 대해서는 다음 포스팅에 더 자세하게 설명하겠다.
지금까지 몇 가지 실무에서 사용할 수 있는 사회초년생을 위한 시간관리 팁을 소개했다. 여기서 소개한 내용은 시간관리 능력을 키우기 위한 아주 기초에 가깝다. 이 내용에 익숙해진 뒤 자료조직화/자동화 등을 덧붙인다면 업무 속도와 처리에 날개를 달 수 있을 것이라 생각한다.
하지만 사실 내가 소개한 방법도 산더미 같은 시간관리법의 일부고 누군가에게는 맞을 수도, 맞지 않을 수도 있다. 궁극적으로는 자기에게 맞는 방법을 찾아내는 게 관건일 것이다. 시간관리를 고민하고 나에게 맞는 방법을 찾는 사회초년생 누군가에게는 도움이 되기를 바란다.