‘지난번 회의 때 A부서 팀장님이 신규 사업의 이 부분은 이해관계 충돌이 있어서 이렇게 해야한다고 했었는데… 회의록 작성에 오래 걸렸는데도 하필 여긴 빠져있네….’ 아! 그때 노트에 메모 했었지! (노트를 연 뒤) … 아… 내가 썼지만 뭐라고 쓴겨..
회사에서는 기억 할 일이 많다. 이 사람 저 사람, 이 부서, 저 부서의 입장차이, 과거의 히스토리, 향후 전망 등등… 그래서 서로의 입장을 확인하는 회의가 중요하고 그 내용을 잘 정리둘 필요가 있다. 여기까지는 모두 동감할 것이다. 하지만 그렇다고 회의록과 메모를 하는 법까지 익힐 필요가 있을까?
“회의록은 사실관계만 잘 적으면 되는것 아니야? 노트나 메모는 나만 알아보면 되는거고?” 맞다.
“요새 누가 메모를 펜으로 하나. 난 펜 안가지고 다닌지도 몇 년 됐는데” 그것도 맞는 말이다
노트/메모 작성 잘하면 좋은 점
나는 회의록/메모, 즉 정리를 잘하는 것은 ‘뇌 외부에 정리된 외장하드를 하나 가지는 것과 같다’고 생각한다. 잘 기록된 내용이 있으니 기억하려고 용쓰지 않아도 되서 머릿속이 간결하고 행동에도 주저함이 없어진다. 좀 약파는 것 같지만 정말 사실이다.
- 회의록 정리 시간 절감 - 회의록은 이해관계자들과의 논의 내용을 ‘서로 쌍방 확인하기 위한 일종의 증빙’이라 생각보다 작성에 시간이 많이 걸린다. 사실관계와 합의사항, 할 일을 간결하고 가독성 좋게 빨리 쓴다면 회의록 작성 시간을 세이브 할 수 있다.
- 빠른 업무착수 가능 - 회사에서는 여러 사람의 의견이나 상황을 듣고 업무를 시작하는 경우가 많은데, 잘 정리된 회의록과 노트가 있다면 히스토리, 사실관계 확인이 빨라져 바로 문제 정의와 대안 도출 등에 착수할 수 있다. 기억하려고 애쓰거나 봐도 알 수 없는 메모와 메모장을 신주단지처럼 모시지 않아도 되는 건 플러스!
- 생각 정리와 생각하는 법 향상 - 결국 메모와 필기는 여러 뭉치, 여러 단위의 주제를 논리적으로 재배열하고 활용하기 위한 방법이기 때문에, 메모와 회의록 작성을 잘 한다면 각종 회의부터 청취 온갖 내용의 정리력, 기억력이 늘고, 기획력 또한 상승한다.
빠른 회의록 작성의 기술
오전 진행 미팅은 18시 전, 오후 진행 미팅은 다음날 14시 전까지는 회의록을 정리해 발송/공유해야 한다.
가벼운 미팅은 종이와 펜, 공식적인 미팅-이해관계자가 많은 미팅은 노트북을 활용해 작성한다.
1. 들으면서 정리, 개조식 작성
회의 내용을 듣고 정리하면서 적어야 한다. 미팅을 하면서 들리는대로 내용을 다 적으면, 십중팔구 미팅 끝나고 회의록을 다 다시 작성해야 한다. 그래서 내용을 듣고, 아래 3가지 회의록 필수 항목 중 어디에 내용이 해당하는지를 판단하고, 정리해서 적으면 미팅 시간 내 회의록의 80%를 작성할 수 있다.
| 회의록에 꼭 들어가야 하는 3가지 A. 논의되는 아이템의 주제 B. 현재 상황 기술 또는 회의에서 결정된 사항과 근거 C. 후속 작업 or 할 일 |
나는 아래와 같이 회의록 양식을 꾸며두고, 회의 내용을 바로 해당 위치에 적는 편이다.
2. 되도록 컴퓨터로 작성
사실 아이패드, 노트 필기 등 무엇을 사용해도 사실 내용만 잘 적으면 된다. 하지만 아이패드, 노트필기의 가장 큰 단점은 텍스트 파일화가 어렵다는 거다. 그 말인 즉슨 파일화 안됨 = 글자 인식이 안됨 = 텍스트 편집 어려움 = 검색이 안됨 이라는 것. 바빠죽겠는데, 그걸 다시 회의록 컴퓨터로 작성할 시간이 있을리가…
그래서 회의록은 되도록 컴퓨터로 적는것이 좋다. 만약 미팅 참석자에 임원이 있는 등 회의 중 타이핑을 거슬려하는 분위기라면 ‘미팅 시작 전, 내가 회의록을 작성할 것임’을 미리 알리고 작성하는 것이 좋다. 회의 중 컴퓨터 사용은 다른 일을 하느라 회의에 집중하지 않는 것으로 보일 수 있기 때문에, 약간은 조심할 필요가 있다.
3. 기술 도움 받기: 클로바노트
회의 중 타이핑을 거슬려하는 회사에서는 충분히 유용하게 사용해봄직하다.
회의의 모든 내용을 다 적거나 기억할 수 없기 때문에, 가끔 보조수단으로 회의 녹음을 하게 된다. 그런데 녹음은 내가 확인하고 싶은 부분을 바로 찾기 어렵고, 전체를 다 듣자니 회의시간 만큼의 시간이 소요된다는 단점이 있다.
이런 불편함을 음성을 텍스트로 바꿔주는 툴 클로바노트로 편하게 해결할 수 있다.
① 참석자 발언 별로 음성을 분리 녹음/텍스트로 적어주고, 텍스트 클릭 시, 해당 부분 음성을 들을 수 있다.
② 모바일앱으로 녹음하면서 데스크탑 클로바노트에서 메모를 기입하면, 현재 녹음 중인 음성구간과 데스크탑 메모를 매칭해 준다. 그래서 음성 내용 확인 및 향후 활용에 용이하다.
노트/메모의 기술: 프레임워크
노트/메모는 언젠가의 활용을 위해 생각을 정리하는 것이다. 그래서 좋은 노트/메모란 (1) 다시 봤을 때, 내용 인지/상기가 쉽고 (2) 해당 내용의 액션 플랜이 잘 정리되어 있어야 한다 (3) 빠르고 쉽게 작성할 수 있다면 더 좋다.
생각을 더 쉽게, 효과적으로 정리할 수 있는 노트/메모 작성 프레임워크를 소개한다.
1. 내용정리의 기본: 개요 작성법
개요 작성은 모든 내용을 좌측 정렬한 뒤, 내용에 따라 하이어라키를 두는 방식이다. 책의 목차나 학창시절 필기에서, 최근에는 노션에서 많이 사용해 익숙할 것이라 생각한다.
이 방법은 전체 노트/메모의 체계를 잡고 시작하기 때문에 짧은 시간내에 많은 정보를 소화할 수 있고, 메모의 체계를 빠르게 확인하고 수정하기에 좋다. 단, 정리해야하는 내용에 레벨이 없는 병렬식 정보가 많거나 항목 하나의 내용이 지나치게 방대한 경우에는 적합하지 않다.
2. 인사이트 도출 프레임워크: 코넬노트, 엑센추어, 맥킨지 노트
내용정리 및 결론 도출, 할 일까지 총체적 생각 정리에 사용되는 몇 가지 노트/메모 작성법이다.
모두 검증된 노트/메모 작성 방법들이라 어떤 포맷을 써도 생각정리가 한결 간결해짐을 느낄 수 있을 것이다.
나는 회의내용 정리할때는 <코넬노트 작성법="">을 주로 쓰고, 회의 내용을 바탕으로 복잡한 할 일을 정리할때는 <액센추어 포인트="" 시트=""> 기획서나 아이템에 대한 딥다이브가 필요할때는 <맥킨지노트> 포맷을 사용하는 편이다.
이 외의 팁이 있다면, 수기 메모의 회의 타이틀과 날짜에 항상 형광펜으로 하이라이트를 해두는 것이다. 노트에서 내용을 찾고 확인하기가 배는 쉬워진다. 키워드 등에는 펜으로 동그라미를 치는 등 나름의 다른 표기를 한다.
나에게 맞는 포맷을 찾고 익숙해지기 전까지는 이 프레임을 프린트해 두고 보면서 노트/메모를 작성하거나, 아이패드 원노트/굿노트 배경에 깔아두고 사용하면 편하다. 상기 각 노트법 및 타 노트법에 대해서도 알고 싶다면, 책 메모하는 순간 머릿속에 기억되는 모눈노트 공부법이라는 책을 참조해보자. 작고 빨리 읽을 수 있고 알차다!
3. 기타 노트/메모 작성법: 개인노트, 체계적인 비교
배우지 않고도 이미 사용하고 있을 메모 작성법이다. 박싱이나 마인드맵은 브레인스토밍 등 개인 노트에, 표는 항목이 많아 한 눈에 체계적인 비교가 필요한 경우 활용하면 좋다. 마인드맵은 컨셉드로우 나 마인드마이스터, 표는 엑셀과 스프레드시트 등 시중에 좋은 툴이 많이 나와있으니 적극 활용해보자.
솔직히 나는 마인드맵은 잘 사용하지 않는 편이다. 생각이 많은 편이라 마인드맵을 쓰면 생각이 미친듯이 가치를 치기 시작해 정리가 안되기도 하고, 마인드맵이 구현해주는 결과물의 형태가 나에게 익숙하지 않아서 그렇다.
지금까지 각종 회의, 미팅, 내 머릿속 정리에 유용한 노트/메모/회의록 작성법을 소개했다. 소개한 프레임워크나 팁은 남들이 이미 많이 고민해서 만든터라 따라하다보면 짧은 시간 내 업무 효율과 속도를 비약적으로 올릴 수 있다. 하지만 역시나 남들이 좋다고 하는 것이 나에게도 항상 좋을 수는 없다. 이것저것 사용하면서 나에게 좋은 방법을 찾는 것이 가장 중요할 것이다.